Документи, що подаються до Національного банку мають бути викладені українською мовою.
Документи, які складені іноземною мовою, мають супроводжуватися нотаріально засвідченим перекладом українською мовою.
Офіційні документи стосовно іноземних юридичних осіб, які були видані на території іноземної держави, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо інше не передбачено законом або міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України. Копії цих документів мають бути нотаріально засвідченими.
Платіжні організації платіжних систем, учасники платіжних систем та оператори послуг платіжної інфраструктури мають право подавати до Національного банку:
- електронні документи з кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи;
- документи на паперових носіях разом з їх копіями в електронному вигляді.
Документи на паперових носіях мають бути прошиті, пронумеровані, підписані уповноваженою особою та не містити виправлень або неточностей.
Копії документів в електронному вигляді подаються до Національного банку на цифрових носіях інформації (компакт-дисках (CD/DVD) або USB-флеш-накопичувачах] чи надсилаються засобами системи електронної пошти Національного банку з урахуванням технічних можливостей цієї системи (за умови підключення платіжної організаці, учасника платіжних систем та оператора послуг платіжної інфраструктури до системи електронної пошти Національного банку).
Копії документів в електронному вигляді, що подаються до Національного банку відповідно до вимог цього Положення (далі - електронні копії документів), мають створюватись у вигляді файлів, які містять відскановані з паперових носіїв зображення документів.
Сканування з паперових носіїв зображення документів здійснюється з урахуванням таких вимог:
- формат готового файла - pdf;
- сканована копія кожного окремого документа зберігається як окремий файл;
- файл повинен мати коротку назву латинськими літерами, що відображає зміст та реквізити документа;
- документи, що містять більше однієї сторінки, скануються в один файл;
- роздільна здатність сканування не нижче ніж 300 dpi.