Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Наказ № 1886/5).

Для систематизації документів з паперовими та електронними носіями інформації в діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи.

Відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” (далі – Закон "Про ЕДО"), якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Такі вимоги містить Наказ № 1886/5.

Обов’язковий реквізит електронного документа – це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили (відповідно до  Закону "Про ЕДО").

Таким чином, учасники ринку фінансових послуг можуть керуватися положеннями Наказу № 1886/5 щодо переліку реквізитів під час підготовки електронного документа, включаючи обов’язкові та інші реквізити, з урахуванням таких особливостей:

• зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) додається до електронного документа у форматі, визначеному для фотоелектронних документів переліком форматів даних електронного документа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, об’єднуються з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файла проєкту електронного документа в тій послідовності, що зазначена в тексті основного документа.

Наприклад, обов’язковими реквізитами касових документів, зокрема, є власноручний підпис/електронний підпис платника або отримувача та кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) працівника банку (філії, відділення), уповноваженого здійснювати касову операцію  (пункт 104 розділу VI Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 25.09.2018 № 103, зі змінами (далі – Інструкція №103).

Клієнт банку, що є юридичною особою або фізичною особою-підприємцем, має право використовувати КЕП/кваліфіковану електронну печатку або вдосконалений електронний підпис/удосконалену електронну печатку (пункт 5 розділу І Інструкції № 103).

Фізична особа має право використовувати КЕП або удосконалений електронний підпис, або простий електронний підпис.

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Така норма міститься у статті 6 Закону “Про ЕДО".

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України "Про електронні довірчі послуги" (далі – Закон "Про ЕДП"). Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Частиною третьою статті 207 Цивільного кодексу України визначено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Зазначимо, що Національний банк України відповідно до своїх визначених законодавством України повноважень врегулював застосування електронних підписів і печаток у Положенні про застосування електронного підпису та електронної печатки в банківській системі України, затвердженому постановою Правління Національного банку України від 14.08.2017 № 78, зі змінами   (далі – Положення № 78).

Крім того, відповідно до Положення про застосування цифрового власноручного підпису в банківській системі України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 13.12.2019 № 151 (зі змінами) (далі – Постанова № 151), врегульовано використання особливого виду власноручного підпису – цифрового власноручного підпису суб’єктами банківської системи України.

Вимоги зазначених нормативно-правових актів не поширюються на небанківські фінансові установи, які на сьогодні повинні у своїй діяльності керуватися загальними нормами законодавства України щодо використання електронних підписів і печаток.

Національний банк України опрацьовує можливість поширення тих норм Положення № 78 та Постанови № 151, які довели свою прогресивність та ефективність, на інші сфери надання фінансових послуг в Україні. Зокрема, Верховна Рада України в першому читанні прийняла законопроєкт, яким Національному банку України надається право регулювати застосування електронних підписів не тільки в банківській системі, а й в інших сферах надання фінансових послуг.

Звертаємо увагу, що згідно зі статтею 7 Закону "Про ЕДО" оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону "Про ЕДП".

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством України. Водночас статтею 12 Закону "Про ЕДО" установлено, що перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису, використання якого не передбачено законодавством України.

З метою врегулювання цієї законодавчої колізії слід керуватися статтею 1 Закону "Про ЕДП", якою встановлено, що удосконалений електронний підпис/печатка дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача/створювача електронної печатки та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей/ця електронний/на підпис/печатка. Отже, перевірку цілісності електронного документа можна здійснювати шляхом перевірки удосконаленого/КЕП.

КЕП/печатка вважається таким/такою, що пройшов/пройшла перевірку та отримав/отримала підтвердження, якщо він/вона відповідає вимогам частини другої статті 18 Закону "Про ЕДП". Перевірка удосконалених підписів описана в Положенні № 78.

КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (частина четверта статті 18 Закону "Про ЕДП"). Отже, використання сторонами КЕП повністю врегульовано і не потребує укладення між ними додаткового договору. Використання інших видів електронних підписів, у тому числі удосконалених, потребує попереднього укладення договору або повинно бути іншим чином врегульовано в законодавстві України.

Прикладом окремого регулювання використання електронного підпису є використання електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним Законом України "Про електронну комерцію" (далі – Закон "Про ЕК").

Звертаємо увагу, що порядок надання банківських послуг, випуску та обігу електронних грошей, здійснення переказу коштів не є предметом правового регулювання Закону "Про ЕК" і регулюється спеціальним законодавством.

Небанківським фінансовим установам під час запровадження технологій з використанням електронного підпису одноразовим ідентифікатором слід належним чином опрацьовувати питання захисту прав споживачів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ (стаття 10 Закону "Про ЕДО").

Крім того, доставка електронних документів до установи відбувається відповідно до вимог, визначених законодавством України щодо обміну електронними документами (даними) між установами (пункт 1 глави 3 розділу ІІІ Наказу № 1886/5).

Слід зазначити, що вихідний електронний документ вважається надісланим адресату, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення з підтвердженням отримання вхідного електронного документа (пункт 4 глави 12 розділу ІІІ Наказу № 1886/5).

Обмін  електронними документами може здійснюватися відповідно до таких норм:

• пункту 10 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 (зі змінами), – обмін електронними документами з державними установами, підприємствами, організаціями здійснюється з використанням системи електронного документообігу, інтегрованої до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ), або через спеціальний вебмодуль СЕВ ОВВ, якщо немає системи електронного документообігу;
• Положення про систему електронної пошти Національного банку України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 17.04.2018 № 42, – банківська та інша установа, організація України може стати абонентом системи електронної пошти Національного банку України для обміну електронними документами з іншими користувачами системи ЕП.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною. Тому Національний банк України запрошує банки та інші установи, організації  стати абонентом системи електронної пошти Національного банку України та приєднатися до Публічної пропозиції Національного банку України на укладення Єдиного договору банківського обслуговування та надання інших послуг Національним банком України. Детальна інформація та тарифи розміщені на офіційному Шнтернет-представництві Національного банку за посиланням, електронна поштова скринька відділу обслуговування фінансових установ: [email protected].

Вимоги щодо створення копій електронного документа на папері та електронної копії електронного документа унормовані Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" та Наказом № 1886/5.

Також Положенням № 78 установлено вимогу для банків розробити з урахуванням вимог законодавства України внутрішні документи, у яких має передбачатися порядок:

• створення і засвідчення електронної копії з паперового документа;
• створення і засвідчення копії на папері з електронного документа.

Оформлення електронної копії з оригіналу документа на папері здійснюється шляхом його сканування та/або фотографування. Відповідність оригіналу та правовий статус такої копії засвідчується КЕП посадової особи та/або кваліфікованою електронною печаткою установи (у разі її використання).

Установа під час створення електронного документа на вимогу клієнта зобов’язана надати йому документ, оформлений в паперовій формі, та/або копію оригіналу електронного документа в паперовій формі, та/або примірник оригіналу електронного документа (копію файла електронного документа).

Копія оригіналу електронного документа в паперовій формі засвідчується шляхом проставлення напису "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється напис "Копія".

Напис про засвідчення копії електронного документа на папері засвідчується підписом уповноваженої особи установи.

Сторінки (аркуші) копії електронних документів (за винятком тих, що мають один аркуш) повинні бути пронумеровані, прошиті та на зворотному боці останнього аркуша в місці скріплення ниток наклеюється папір розміром 50 х 50 міліметрів і на ньому зазначається напис "Пронумеровано та прошито…арк." (зазначається кількість аркушів цифрами та словами) і проставляється відмітка про засвідчення копії документа.

Електронні документи або електронні копії оригіналів документів на папері мають бути систематизовані відповідно до номенклатури справ установи.

Інформаційна автоматизована система установи повинна забезпечувати можливість створення документів на електронних і паперових носіях інформації під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації і реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені (пункт 7 розділу І Наказу № 1886/5).

Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (пункт 4 розділу I, пункт 2 глави 6 розділу IV Наказу № 1886/5).

Строки зберігання документів банками визначаються відповідно до Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 27.11.2018 № 130
(зі змінами). Це дає змогу збільшити частку електронних документів, автоматизувати процеси систематизації та архівного зберігання документів у банківській системі. А також відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012  № 578/5  (зі змінами).

Загальні вимоги щодо приймання-передавання електронних документів, внесених до Національного архівного фонду на постійне зберігання до державних архівів, установлено Порядком приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5.

Національний банк наразі працює над упровадженням структурованої системи архівних документів, яка забезпечить логістику і контроль за зберіганням, обліком та доступом до документів архіву, зберігання архівних документів в електронній формі Національного банку України та ліквідованих банків України. Для цього уже створений відповідний проєкт "Електронний архів Національного банку України (1 етап)", затверджений рішенням Правління Національного банку України від 31.07.2018 № 491-рш.

Знищення електронних документів, резервних копій електронних документів здійснюється відповідно до Наказу № 1886/5.

Для організації роботи з електронними документами з грифом обмеження доступу рекомендуємо керуватися нормами Закону України "Про інформацію" та для банків – Правилами зберігання, захисту, використання та розкриття банківської таємниці, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 14.07.2006 № 267 (зі змінами).

23 серпня 2021 року набрав чинності Закон України “Про внесення змін до Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус".  Цей документ на законодавчому рівні закріплює визначення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон та прирівнює їх до фізичних аналогів. Це дасть змогу використовувати ці цифрові документи під час проведення ідентифікації та верифікації клієнтів.