Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства з урахуванням вимог Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Наказ № 1886/5).

Для систематизації документів з паперовими та електронними носіями інформації в діловодстві використовується єдина номенклатура справ, вимоги до складення якої визначаються інструкцією з діловодства установи.

Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі – Закон "Про ЕДО"), якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Такі вимоги містить Наказ № 1886/5.

Обов’язковий реквізит електронного документа – це обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили (відповідно до Закону "Про ЕДО").

Таким чином, учасники ринку фінансових послуг можуть керуватися положеннями Наказу № 1886/5 щодо переліку реквізитів під час підготовки електронного документа, включаючи обов’язкові та інші реквізити, з урахуванням таких особливостей:

• зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) додається до електронного документа у форматі, визначеному для фотоелектронних документів переліком форматів даних електронного документа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, об’єднуються з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файла проєкту електронного документа в тій послідовності, що зазначена в тексті основного документа.

Наприклад, обов’язковими реквізитами касових документів, зокрема, є власноручний підпис/електронний підпис платника або отримувача та кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) працівника банку (філії, відділення), уповноваженого здійснювати касову операцію (пункт 104 розділу VI Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 25.09.2018 № 103, зі змінами (далі – Інструкція №103).

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Така норма міститься у статті 6 Закону "Про ЕДО".

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. 

У разі створення електронного документа з використанням більш як одного електронного підпису та/або більш як однієї електронної печатки його створення завершується накладанням електронного підпису або електронної печатки останнім підписувачем чи створювачем електронної печатки відповідно до технології створення такого електронного документа.

Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.

Порядок використання електронного підпису у банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює Національний банк України, а також при наданні платіжних послуг визначається Національним банком України.

Частиною третьою статті 207 Цивільного кодексу України визначено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Зазначимо, що Національний банк України відповідно до своїх визначених законодавством України повноважень врегулював використання електронних підписів і печаток під час створення, оброблення та зберігання електронних документів у банківській системі України та на ринках небанківських фінансових послуг, державне регулювання та нагляд за діяльністю на яких здійснює Національний банк України, у Положенні про використання електронного підпису та електронної печатки, затвердженому постановою Правління Національного банку України від 20.12.2023 № 172 (далі – Положення № 172).

Звертаємо увагу, що згідно зі статтею 7 Закону "Про ЕДО" оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" (далі – Закон "Про ЕДП").

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством України. Статтею 12 Закону "Про ЕДО" установлено, що перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом підтвердження удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису чи печатки, а в разі накладання на електронний документ електронного підпису чи печатки іншого виду - із застосуванням інших засобів і методів захисту інформації з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

КЕП має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (частина шоста статті 18 Закону "Про ЕДП"). Отже, використання сторонами КЕП повністю врегульовано і не потребує укладення між ними додаткового договору.

Перевірка та підтвердження КЕП та кваліфікованої електронної печатки здійснюється відповідно до вимог частини другої статті 18 Закону "Про ЕДП".

Перевірка та підтвердження удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів (далі – УЕП з кваліфікованим сертифікатом), здійснюється відповідно до Вимог до створення та перевірки удосконалених електронних підписів та печаток, що базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.12.2023 № 1298.

Згідно з пунктом 4 ПП НБУ від 20.12.2023 № 172 на період воєнного стану на території України та протягом шести місяців з дня його припинення чи скасування дозволяється використання УЕП з кваліфікованим сертифікатом, удосконалених електронних печаток з кваліфікованим сертифікатом користувачами електронних довірчих послуг для здійснення електронної взаємодії, електронної ідентифікації та автентифікації фізичних, юридичних осіб і представників юридичних осіб у випадках, коли законодавством України передбачено використання виключно КЕП чи кваліфікованих електронних печаток.

Згідно з пунктами 44, 70 Положення 172 суб’єкти електронної взаємодії мають право використовувати УЕП з кваліфікованим сертифікатом/електронну печатку з кваліфікованим сертифікатом у випадках, коли таке право встановлено законами України або нормативно-правовими актами Національного банку.

Суб’єкти електронної взаємодії не мають права використовувати УЕП з кваліфікованим сертифікатом/електронну печатку з кваліфікованим сертифікатом у разі виконання хоча б однієї з таких умов:

• УЕП з кваліфікованим сертифікатом/електронна печатка з кваліфікованим сертифікатом не включений до переліку ЕП, які можуть використовуватися для підписання електронних документів згідно з вимогами нормативно-правових актів Національного банку;
• аналоги електронних документів на паперових носіях повинні містити власноручний підпис відповідно до вимог законодавства України.

Пунктом 17 Положення 172 визначено, що використання УЕП, удосконаленої електронної печатки та простого ЕП здійснюється на підставі договору між установою і клієнтом / контрагентом установи або установою і особою, що має намір стати клієнтом / контрагентом установи. Договір укладається в письмовій формі після проведення ідентифікації та верифікації відповідно до вимог законодавства України клієнта / контрагента установи чи особи, що має намір стати клієнтом / контрагентом установи:

• у формі паперового документа з власноручними підписами сторін або
• як електронний документ із КЕП сторін, або
• як електронний документ з УЕП із кваліфікованим сертифікатом клієнта / контрагента установи та КЕП уповноваженого представника установи, або
• як електронний документ із ЦВП фізичної особи, визначеної в абзацах першому, третьому пункту 33 розділу IV цього Положення, та КЕП уповноваженого представника установи, з дотриманням вимог розділу IV цього Положення щодо використання ЦВП, або
• як електронний документ із використанням будь-яких видів ЕП, щодо яких між клієнтом / контрагентом установи та установою вже укладено договір відповідно до вимог одного з підпунктів 1–4 пункту 17 розділу II цього Положення.

Прикладом окремого регулювання використання електронного підпису є використання електронного підпису одноразовим ідентифікатором, визначеним Законом України "Про електронну комерцію" (далі – Закон "Про ЕК").

Звертаємо увагу, що порядок надання банківських послуг, випуску та обігу електронних грошей, здійснення переказу коштів не є предметом правового регулювання Закону "Про ЕК" і регулюється спеціальним законодавством.

Небанківським фінансовим установам під час запровадження технологій з використанням електронного підпису одноразовим ідентифікатором слід належним чином опрацьовувати питання захисту прав споживачів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ (стаття 10 Закону "Про ЕДО").

Крім того, доставка електронних документів до установи відбувається відповідно до вимог, визначених законодавством України щодо обміну електронними документами (даними) між установами (пункт 1 глави 3 розділу ІІІ Наказу № 1886/5).

Слід зазначити, що вихідний електронний документ вважається отриманим адресатом, якщо від адресата надійшло електронне повідомлення, яким підтверджується час доставки цього електронного документа як вхідного адресату (пункт 4 глави 12 розділу ІІІ Наказу № 1886/5).

Обмін  електронними документами може здійснюватися відповідно до таких норм:
пункту 10 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 (зі змінами), – обмін електронними документами з державними установами, підприємствами, організаціями здійснюється з використанням системи електронного документообігу, інтегрованої до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ), або через спеціальний веб-модуль СЕВ ОВВ, якщо немає системи електронного документообігу; 

Положення про систему електронної пошти Національного банку України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 17.04.2018 № 42 – банківська та інша установа, організація України може стати абонентом системи електронної пошти Національного банку України для обміну електронними документами з іншими користувачами системи електронної пошти.

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною. Тому Національний банк України запрошує банки та інші установи, організації  стати абонентом системи електронної пошти Національного банку України та приєднатися до Публічної пропозиції Національного банку України на укладення Єдиного договору банківського обслуговування та надання інших послуг Національним банком України. Детальна інформація та тарифи розміщені на офіційному Інтернет-представництві Національного банку за посиланням, електронна поштова скринька відділу обслуговування фінансових установ: [email protected].
 

Вимоги щодо створення копій електронного документа на папері та електронної копії електронного документа унормовані Закон "Про ЕДО" та Наказом № 1886/5.

Також Положенням № 172 установлено вимогу для банків розробити з урахуванням вимог законодавства України внутрішні документи, у яких має передбачатися порядок:

• створення і засвідчення електронної копії з паперового документа;
• створення і засвідчення паперової копії електронного документа.

Оформлення електронної копії з оригіналу документа на папері здійснюється шляхом його сканування та/або фотографування. Відповідність оригіналу та правовий статус такої копії засвідчується КЕП посадової особи та/або кваліфікованою електронною печаткою установи (у разі її використання).

Установа під час створення електронного документа на вимогу клієнта зобов’язана надати йому документ, оформлений в паперовій формі, та/або копію оригіналу електронного документа в паперовій формі, та/або примірник оригіналу електронного документа (копію файла електронного документа).

Копія оригіналу електронного документа в паперовій формі засвідчується шляхом проставлення напису "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється напис "Копія".

Напис про засвідчення копії електронного документа на папері засвідчується підписом уповноваженої особи установи.

Сторінки (аркуші) копії електронних документів (за винятком тих, що мають один аркуш) повинні бути пронумеровані, прошиті та на зворотному боці останнього аркуша в місці скріплення ниток наклеюється папір розміром 50 х 50 міліметрів і на ньому зазначається напис "Пронумеровано та прошито…арк." (зазначається кількість аркушів цифрами та словами) і проставляється відмітка про засвідчення копії документа.

Національний банк і Міністерство цифрової трансформації України (далі – Мінцифри) запустили спільний проєкт про комплексне передавання копій електронних документів та/або окремих даних, що містяться в них, сформованих за допомогою застосунку "Дія" (далі - мультишеринг). 

Уряд України ухвалив 13 квітня 2024 року Постанову № 423 "Деякі питання комплексної передачі електронних копій документів, окремої інформації (відомостей, даних), що в них міститься, засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг". Технологічний механізм моделі "мультишеринг" дасть змогу банкам отримувати інформацію про клієнта з державних реєстрів одним "пакетом" за допомогою застосунку "Дія". Важливо, що згода клієнта на обмін інформацією в зазначений спосіб є обов’язковою, і лише клієнт обирає, якій банківській установі та який набір відомостей він хоче надати. Наразі вищезазначеною постановою визначено 15 копій електронних документів, а саме: е-паспорт, е-паспорт для виїзду за кордон, РНОКПП, довідки Пенсійного фонду ОК-5 та ОК-7, довідка ДПС про суми виплачених доходів та утриманих податків, посвідчення водія, свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу, довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, актовий запис про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені, судентський (учнівський) квиток, єДокумент про освіту. Водночас перелік документів може бути розширений в подальшому.

Наразі очікуємо завершення реалізації Мінцифри технічної можливості комплексної передачі електронних копій електронних відображень інформації, що міститься у документах, сформованих засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг, електронних копій інших документів, сформованих засобами зазначеного вебпорталу, а також окремої інформації (відомостей, даних), що в них міститься.

Електронні документи або електронні копії оригіналів документів на папері мають бути систематизовані відповідно до номенклатури справ установи.

Інформаційна автоматизована система установи повинна забезпечувати можливість створення документів на електронних і паперових носіях інформації під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації і реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, в якій вони були створені (пункт 7 розділу І Наказу № 1886/5).

Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (пункт 4 розділу I Наказу № 1886/5).

Строки зберігання документів банками визначаються відповідно до Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 27.11.2018 № 130 (зі змінами). Це дає змогу збільшити частку електронних документів, автоматизувати процеси систематизації та архівного зберігання документів у банківській системі. А також відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зі змінами).

Загальні вимоги щодо приймання-передавання електронних документів, внесених до Національного архівного фонду на постійне зберігання до державних архівів, установлено Порядком приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5.

Національний банк ініціював питання створення Галузевого державного архіву Національного банку України перед Комітетом Верховної Ради України з питань фінансів, податкової та митної політики шляхом внесення змін до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та "Про Національний банк України". У червні 2023 року парламент прийняв пропозиції Національного банку про внесення змін до зазначених вище законів  України, а Кабінет Міністрів України видав постанову від 15.08.2023 № 864  "Про утворення Галузевого державного архіву Національного банку України" на підставі спільного подання Міністерства юстиції України та Національного банку.

21.06.2024 прийнято постанову Правління Національного банку України "Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Національного банку України" № 73, яка офіційно опублікована 25.06.2024 на сторінках офіційного Інтернет-представництва Національного банку.

Прийняття постанови перший крок, що дозволить Галузевому державному архіву Національного банку України рухатись в напрямку розроблення нормативно-правових актів Національного банку щодо порядку організації діловодства та ведення архівної справи в банківській системі України, а також забезпечення зберігання архівних документів як у паперовій, так і в електронній формі, визначення правил приймання документів (справ), а саме:

• Положення про експертно-перевірну комісію Галузевого державного архіву Національного банку України з проведення експертизи цінності документів;
• Правил приймання-передавання документів банків України на архівне зберігання до Галузевого державного архіву Національного банку України.

Наразі Національним банком створено електронний архів Національного банку. Це програмний продукт для забезпечення автоматизації основних процесів ведення архівної справи: формування описів справ; пошук та видача документів з архіву (незалежно від виду носія документа), видача справ з архіву (контроль за їх поверненням), диджиталізація документів, формування акта про вилучення для знищення справ, строки зберігання яких вичерпані.

Національний банк планує розвиток і удосконалення електронного архіву Національного банку, який буде частиною Галузевого державного архіву Національного банку та забезпечить електронну взаємодію з Фондом гарантування вкладів фізичних осіб, банками України шляхом створення нового онлайн модуля "Особистий кабінет фондоутворювача".

Відповідно до пункту 1 глави 1 розділу V Наказу № 1886/5 експертиза цінності електронних документів проводиться за тими ж принципами, критеріями та у порядку, визначеному законодавством, що й експертиза цінності документів у паперовій формі.

Порядок проведення експертизи цінності документів визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (зі змінами) та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181.

23 серпня 2021 року набрав чинності Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус". Цей документ на законодавчому рівні закріплює визначення е-паспорта, е-паспорта для виїзду за кордон та прирівнює їх до фізичних аналогів. Це дасть змогу використовувати ці цифрові документи під час проведення ідентифікації та верифікації клієнтів.