Національний банк, продовжуючи роботу над створенням Галузевого державного архіву НБУ (далі – ГДА НБУ), визначив основні цілі, завдання та функції діяльності ГДА НБУ.
Пріоритетними завданнями Галузевого державного архіву НБУ є забезпечення:
- Впровадження державної політики у сфері діловодства та архівної справи в банківській системі України;
- Комплектування та збереженості документів в електронній та паперовій формах постійного зберігання (Національного архівного фонду), тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та інших документів, що утворилися в процесі діяльності банківської системи України;
- Організації та ведення державного обліку документів постійного зберігання та створення умов для користування ними.
ГДА Національного банку відповідно до покладених на нього завдань має виконувати такі функції:
- організовувати й забезпечувати зберігання, охорону, реставрацію та консервацію документів із різними носіями інформації;
- створювати страхові копії документів та копії фонду користування документами НАФ, що зберігаються в ГДА Національного банку;
- створювати систему облікових документів, вести державний облік документів НАФ та подавати відповідні відомості про них до Укрдержархіву;
- складати анотовані переліки на виявлені унікальні документи НАФ та подавати їх на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву;
- створювати та удосконалювати довідковий апарат до документів, які перебувають на зберіганні в ГДА Національного банку, та забезпечувати автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;
- проводити систематичне оцифрування профільних документів НАФ та довідкового апарату до них, створювати копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;
- організовувати в установленому порядку користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам, а також виконувати інші функції, визначені в Положенні про ГДА НБУ.
Вони затверджені постановою Правління Національного банку України від 21.06.2024 № 73 «Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Національного банку України» (далі - Положення про ГДА НБУ).
Положенням про ГДА НБУ також передбачено створення Експертно-перевірної комісії ГДА НБУ для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документів.
«Ухвалення Положення про Галузевий державний архів НБУ є важливим кроком у реалізації стратегічних цілей Національного банку України. Це дасть змогу вивести на новий рівень ведення діловодства та архівної справи як в центробанку, так і в банківській системі України загалом», – прокоментував заступник Голови Національного банку Ярослав Матузка.
Він додав, що Положення про ГДА НБУ дасть змогу розпочати роботу з підготовки єдиних методологічних та методичних засад ведення діловодства та архівної справи в банківській системі України відповідно до кращої міжнародної практики для забезпечення централізованого зберігання архівних документів як у паперовій, так і в електронній формі, а також визначити правила приймання документів (справ) банків України на зберігання.
Національний банк України спільно з Міністерством юстиції України, Державною архівною службою України та Фондом гарантування вкладів фізичних осіб працюватиме над подальшим розвитком нормативно-правової бази для функціонування ГДА НБУ та забезпечення високого рівня організації діловодства та архівної справи в банківській системі України.
Нагадаємо, що рішення про створення Галузевого державного архіву НБУ Кабінет Міністрів України ухвалив 15 серпня 2023 року відповідною постановою на підставі спільного подання Міністерства юстиції України та Національного банку України. Питання створення такого архіву врегульовано змінами до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та "Про Національний банк України".