Звичайна версія сайту
Як подати документи у електронній формі до Національного банку

Небанківські фінансові установи та інші заявники можуть подати до Національного банку документи в електронній формі у вигляді: електронного документа або електронної копії документа, з накладеним кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи. Це передбачено постановою Правління Національного банку "Про подання до Національного банку України документів у період дії карантину" №161 від 21.12.2020.

  • Якщо ви подаєте документи в електронній формі, Національний банк не вимагає дублювати та подавати ці ж документи у паперовій формі.
  • Винятком є лише ситуація, коли оригінал документа існує тільки на паперовому носії. У такому разі оригінал обов’язково потрібно подати саме у паперовій формі. Наприклад, такими документами можуть бути свідоцтво про реєстрацію фінансової установи, довідка про взяття на облік юридичної особи (лізингодавця) тощо. Також ми рекомендуємо подавати електронну копію оригінального документа (на паперовому носії), засвідчивши її кваліфікованим електронним підписом.
  • Важливо пам’ятати: щоб внести або змінити інформацію у Державному реєстрі фінансових установ (Реєстр), обов’язково потрібно попередньо подати реєстраційну картку через комплексну інформаційну систему Національного банку (КІС НБУ). Національний банк зможе внести зміни до Реєстру, якщо отримає реєстраційну картку та супровідні документи. Ми рекомендуємо подавати супровідні документи у електронній формі.
  • Крім цього, зауважте, що інформація про договори перестрахування, укладені зі страховиками (перестраховиками) нерезидентами, подається у форматі Microsoft Excel разом з супровідним листом на електронну поштову скриньку Національного банку України – nbu@bank.gov.ua.
    Супровідний лист повинен бути адресований Національному банку та містити такі реквізити: назву страховика, код ЄДРПОУ, дату, посаду, П.І.Б. та КЕП уповноваженої особи.

 

 

Що таке електронний документ та електронна копія документа? Як їх створити?

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) автора, що прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги" (статті 18). Накладанням КЕП завершується створення електронного документа.

Електронна копія оригіналу документа в паперовій формі створюється шляхом його сканування. Відповідність оригіналу та правовий статус такої копії засвідчується КЕП особи, яка її оформлює.

Ознайомитися з інструкцією, як накласти КЕП, можна тут.

Що таке кваліфікований електронний підпис? Як отримати та як ним підписати документи?

Кваліфікований електронний підпис (так званий КЕП) є аналогом власноручного підпису і відповідно має таку саму юридичну силу. Також КЕП забезпечує достовірність і цілісність інформації у документі та дає змогу ідентифікувати особу, яка підписала документ.

КЕП можна отримати у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (КНЕДП). Їхній перелік є на веб-сайті Центрального засвідчувального органу.

Створення електронного документа або електронної копії документа завершується накладенням КЕП уповноваженої особи. Ознайомитися з інструкцією як накласти КЕП можна тут.

Щоб переконатися, що ваш КЕП чинний, перевірте його в будь-якого надавача електронних довірчих послуг. З інструкцією для перевірки КЕП можна ознайомитися тут.

Чи може іноземець або іноземна юридична особа подати електронний документ чи електронну копію документа?

Іноземець може отримати КЕП та подати документи у електронній формі. Це передбачено статтею 22 Закону України “Про електронні довірчі послуги”. Іноземна юридична особа такої можливості не має.

Зауважимо, що сьогодні іноземці або іноземні юридичні особи не мають змоги підписувати документи у електронній формі електронним підписом, виданим в іноземній державі. Законодавство України передбачає таку можливість. Але на сьогодні Україна не має міжнародних договорів співробітництва з іншими країнами, які б прирівняли сертифікати виданих ключів у інших країнах до КЕП, виданих в Україні.

Як подавати легалізовані документи, видані в іноземній країні?

Документи, видані в іноземній країні, перед подачею до Національного банку мають бути легалізованими в порядку встановленому законодавством та  перекладені українською мовою. Переклад повинен бути засвідчений нотаріусом.

Не потрібно перекладати ті документи, які відразу мають текст українською мовою.

Заявник може подати до Національного банку електронну копію такого документа, засвідчену КЕП.

Як одночасно подати документи у паперовій та електронній формах?

У вас є два варіанти дій:

  • Ви можете подати пакет документів у електронній формі. Та додатково подати необхідні оригінали на паперових носіях. Національний банк розглядатиме пакет документів після того, як отримає усі документи.
  • Ви можете подати весь пакет документів у паперовій формі.

Національний банк закликає учасників небанківського фінансового ринку використовувати можливість та подавати документи в електронній формі.

Куди надсилати документи у електронній формі?
  • На електронну поштову скриньку Національного банку – nbu@bank.gov.ua.
  • Іншими засобами електронного зв’язку, які використовуються Національним банком (за умови підключення заявника до відповідної системи. Наприклад, до системи електронної пошти Національного банку або системи електронної взаємодії органів виконавчої влади).
Що робити, якщо вкладення до електронного повідомлення більше 9 МБ?

Щоб надіслати вкладення, розмір яких більше 9 МБ, заявник може:

  1. Зробити багатотомний архів за допомогою програм для архівування, кожен том якого не перевищуватиме 9 МБ.
  2. Розбити вкладення на два або більше електронних повідомлень, кожен з яких не буде перевищувати 9 МБ.

У рядку “Тема” електронного повідомлення потрібно зазначити номер частини та через символ “/” вказати загальну кількість частин.

Як переконатися, що Національноий банк отримав ваше повідомлення з документами у електронній формі?

Національний банк обов’язково надішле відправнику (1) підтвердження про отримання документів або (2) повідомлення про проблеми з його читанням.

Ми закликаємо небанківські фінансові установи та інших заявників подавати документи у електронній формі. В умовах поширення коронавірусної хвороби COVID-19 це зручний спосіб, що дає можливість уникнути ризиків для вашого здоров’я.

Запитати про ліцензування

Якщо сумніваєтеся, як правильно подати документи, – запитайте у нас